Le traitement des encours clients

Par Paul Anthonioz

Avez-vous déjà calculé votre encours clients moyen ? Indicateur indispensable pour la bonne santé de votre entreprise, l’encours client correspond au total des créances dues à votre entreprise par vos clients à un instant T. Autrement dit, il s’agit de la part du montant total que votre entreprise a facturé mais qui n’a pas encore été payée.

Pourquoi le suivi de vos encours clients est-il essentiel ?

Vous pensez avant tout à la satisfaction de votre client, et c’est bien normal. Mais savoir demander à être payé en temps et en heure, voire rappeler à l’ordre les mauvais payeurs est primordial pour une gestion saine de votre entreprise au long cours. Selon un baromètre réalisé par Sellsy en partenariat avec YouGov, 4 entreprises sur 10 estiment que leur activité a déjà été mise en danger par une mauvaise gestion du Poste client.

Ne pas maîtriser ses encours clients, c’est prendre le risque d’un dérapage progressif du délai moyen de règlement (DSO). Or, si vos clients mettent plus longtemps à régler leurs factures, vos besoins en fonds de roulement s’envolent.

Dans certaines industries, les retards de paiements sont devenus systémiques. Les administrations ou la grande distribution, par exemple, mettent en moyenne 90 jours à régler leurs fournisseurs. La France figure d’ailleurs parmi les pays pour lesquels le délai moyen de règlement est le plus long. Fin 2017, une étude du cabinet Euler Hermes estimait qu’il faut environ 74 jours à une entreprise pour être payée.

Outre le poids supplémentaire qu’ils font peser sur votre trésorerie, des encours clients trop élevés augmentent l’exposition de votre entreprise au risque de défaillance. Plus la dette de vos clients est conséquente, plus la probabilité que l’un d’eux fasse défaut est élevée. Le risque n’est pas négligeable : 25% des entreprises qui déposent le bilan le font suite à une faillite de leurs clients.

Mais un encours clients élevé n’est pas une fatalité.

Comment améliorer le traitement des encours clients ?

Une meilleure gestion de vos encours clients passe souvent par un audit complet de l’entreprise et de ses process. Il s’agit de suivre chaque étape de la vie d’une facture afin de déterminer le montant de l’encours et de comprendre les raisons du blocage.

Seulement voilà, la réalisation d’une telle analyse peut se révéler coûteuse en temps et en ressources. Elle implique en outre une connaissance approfondie du Poste clients. C’est pourquoi beaucoup d’entreprises font appel à une société spécialisée.

VCD recouvrement se démarque du lot avec son outil logiciel très complet. Celui-ci est capable de s’interfacer automatiquement avec n’importe quel ERP pour vous permettre de suivre sur un même tableau de bord la gestion de votre trésorerie et de vos encours clients.

La principale difficulté pour mettre en place un process de gestion du Poste clients efficace, consiste à synchroniser entre eux les différents services. Chaque action doit être effectuée en temps et en heure : mise en place de relances automatiques à J + X, sensibilisation des commerciaux, report des incidents susceptibles de générer un mécontentement du client pouvant mener à des impayés… La liste est longue ! De la technique à la comptabilité, en passant par le SAV et la direction, toutes les équipes ont un rôle à jouer.

L’outil imaginé par VCD permet d’orchestrer et de centraliser l’ensemble de ces opérations pour garantir l’efficacité du traitement des encours clients. Vous pouvez créer des scénarios spécifiques et en affiner chaque paramètre :

  • Délais de règlement
  • Sensibilité des clients
  • Risque client
  • Montant de la créance
  • Etc.

Les actions à mener sont ensuite directement intégrées dans l’agenda des collaborateurs concernés.

Vous pouvez également à n’importe quel moment déléguer une ou plusieurs actions prévues dans vos scénarios à VCD, qu’il s’agisse d’un recouvrement amiable, d’une procédure judiciaire ou de l’optimisation de vos process.

En plus d’optimiser vos rentrées de cash dès la date d’échéance des factures, cette méthode permet de réduire drastiquement le nombre de litiges, puisque seuls les dossiers qui relèvent vraiment du contentieux nécessiteront une médiation. Les autres auront été traités en amont, bien avant d’arriver au contentieux.

Bilan, vous préservez votre capital client et vos coûts de recouvrement chutent considérablement.

Alors, prêt à reprendre la main sur vos encours clients ?